الهيكل التنظيمي
المدير التنفيذي
الهدف العام :
الإشراف العام على كافة إدارات ووحدات البرنامج و التنسيق بينها وصولاً لتحقيق أهداف و خطط البرنامج بأعلى مستوى من الكفاءة و الإنتاجية.
المهام و الاختصاصات:
- الإشراف العام على إدارات البرنامج و إصدار التوجيهات اللازمة لها لتنفيذ نشاطاتها وفقا للأهداف و الخطط و الميزانيات المعتمدة.
- الإشراف العام على إعداد الخطط السنوية للبرنامج و متابعة التنفيذ بعد اعتمادها.
- الإشراف العام على إعداد الميزانية السنوية و متابعة التنفيذ بعد اعتمادها.
- الإشراف العام على تطبيق كافة الأنظمة و اللوائح الإدارية و المالية المعتمدة و اقتراح أية تعديلات مطلوبة عليها.
- اقتراح تعيين مديري الإدارات و الموافقة على تعيين الموظفين الآخرين.
- الإشراف العام على إعداد تقارير الإنجازات السنوية.
- توسيع و تنمية علاقات البرنامج مع الجهات المستفيدة.
- توقيع العقود الخاصة بالنفقات الإدارية.
- رئاسة لجنة التنسيق الداخلي.
- أية أعمال أخرى يكلف بها رئيس البرنامج.
إدارة الجودة الشاملة
الهدف العام :
التطوير النوعي لكافة أساليب العمل في البرنامج وصولا لتحقيق مفهوم الجودة الشاملة للأداء و التأكد من كفاية أداء العمليات الإدارية و المالية المنفذة.
المهام و الاختصاصات :
- تطوير أدلة العمل و الإجراءات و النماذج المستخدمة في إدارات البرنامج.
- تطوير معايير تقييم المشاريع المقدمة للتمويل.
- تطوير أساليب و نماذج المتابعة للمشاريع أثناء التنفيذ و بعده.
- إعداد تقارير دورية لمقارنة سير العمل بمراحل التنفيذ المحددة في الخطط التنفيذية للبرنامج، و رفعها للمدير التنفيذي.
- مراجعة مدى ملائمة المشاريع لمعايير الاختيار و العمل على تحسين جودة اختيار و متابعة للمشاريع.
- مراجعة كافة أنواع العقود و الاتفاقيات و الالتزامات و التأكد من صحتها و سلامتها و تمشيها مع أهداف و خطط البرنامج.
- مراجعة الجوانب المالية للبرنامج وفقا لما هو محدد في المادتين (84) و (85) من النظام المالي.
- المشاركة في أعمال لجنة التنسيق الداخلي للبرنامج.
- التأكد من حسن استخدام الموارد المالية بطريقة اقتصادية و فعالة.
- التأكد من انتظام العمليات المالية و تمشيها مع الأنظمة و اللوائح و التعليمات السارية المفعول وكذلك مراجعة الحسابات و السجلات و التأكد من صحتها و انتظام القيد فيها.
- مراجعة كافة العمليات المالية مراجعة مستندية و حسابية قبل و بعد الصرف.
- مراجعة أداء الإدارات و الأقسام في البرنامج للتأكد من تحقيق الأهداف و السياسات الإدارية و المالية و الأنظمة و التعليمات المقرة من قبل لجنة الإدارة.
- تقديم مقترحات بشأن معالجة أوجه القصور في الأنظمة و التعليمات السارية المفعول و الإجراءات الإدارية و المالية و كفاية و ملائمة النماذج و السجلات المستخدمة.
- القيام بعمليات الجرد الدورية السنوية.
- التنسيق مع مراجع الحسابات الخارجي و تسهيل مهمته.
إدارة تنمية الموارد
الهدف العام:
القيام بكافة الأعمال اللازمة لتنمية موارد البرنامج و تقديم التوصيات المتعلقة بتحديد أسس استثمار أموال الاحتياطي و تحليل نتائجها و اقتراح المصادر الإضافية لتمويل نشاطات البرنامج.
المهم و الاختصاصات :
- إيجاد و تطوير قاعدة بيانات عن المنظمات و الجهات الدولية و الشركات المتعددة الجنسيات و المؤسسات العالمية و الإقليمية و الدولية التي يمكنها دعم مشاريع البرنامج.
- تقديم التوصيات الخاصة بتحديد أسس استثمار الاحتياطي و تقييم نتائجه و إعداد تقارير دوريه بذلك المدير التنفيذي.
- إعداد خطط للتنمية موارد البرنامج من مختلف الجهات الدولية و الإقليمية و المحلية و رفعها للمدير التنفيذي للموافقة عليها.
- اقتراح مصادر جديدة للتمويل كالمعارض و الأوقاف و المشاريع المدرة للدخل.
- المشاركة في اجتماعات لجنة التنسيق الداخلي.
إدارة الإعلام والعلاقات العامة
الهدف العام :
إيصال صورة إعلامية واضحة و قوية عن دور و نشاطات و إنجازات البرنامج إلى كافة المستفيدين من خدماته في أنحاء العالم المختلفة و لدى الحكومات الداعمة له و المنظمات المحلية و الإقليمية و الدولية المشاركة في اجتماعات لجنة التنسيق الداخلي.
المهام و الاختصاصات :
- إعداد الخطة الإعلامية السنوية عن أهداف و نشاطات البرنامج و رفعها للمدير التنفيذي.
- القيام بتنفيذ الخطة الإعلامية المعتمدة.
- جمع المعلومات من إدارات البرنامج لتغطية الجوانب الإعلامية عن الخطط و المشاريع التي تود إيصال معلومات عنها للجهات المختلفة.
- إعداد و إصدار النشرات الإعلامية و المطويات عن البرنامج و المشاريع التي ينفذها.
- إعداد التقرير السنوي لإنجازات البرنامج بالتنسيق مع الجهات المختصة.
- تنفيذ أعمال العلاقات العامة للبرنامج في المناسبات المختلفة.
- التنسيق مع الجهات الإعلامية الخارجية لتغطية المناسبات و النشاطات المختلفة للبرنامج.
- القيام بكافة الإعمال الإدارية و التنفيذية المطلوبة لمنح جائزة البرنامج السنوية.
- متابعة ما ينشر أو يذاع عن البرنامج في وسائل الإعلام المختلفة و إعداد تقارير دورية بذلك و رفعها للمدير التنفيذي.
- المشاركة في اجتماعات لجنة التنسيق الداخلي.
إدارة المشاريع:
الهدف العام :
اقتراح و دراسة و تحليل و تقييم المشاريع التي سيتم تمويلها وفقا للأهداف و الاستراتيجية للبرنامج و إعداد الخطة التنفيذية السنوية و متابعة تنفيذها.
المهام و الاختصاصات :
- اقتراح أولويات المشاريع ضمن المحاور المعتمدة و رفعها للمدير التنفيذي.
- إبلاغ الفئات المستفيدة بأولويات و محاور تمويل المشاريع السنوية المعتمدة.
- الإشراف على دراسة و تحليل و تقييم المشاريع المقدمة للتمويل من الفئات المستفيدة.
- إعداد الخطط السنوية لتنفيذ المشاريع التي سيساهم فيها البرنامج وفقا للأهداف الاستراتيجية للبرنامج ومعايير اختيار المشاريع ، و رفعها للمدير التنفيذي و اعتمادها من الجهات صاحبة الصلاحية.
- إعداد عقود الاتفاقيات الخاصة بتمويل المشاريع التي يتقرر تمويلها و رفعها للمدير التنفيذي.
- تنسيق عمليات تنفيذ المشاريع و رفع المقترحات الخاصة بحل أي مشكلات أو معوقات تواجهها.
- التنسيق مع وحدة الجودة الشاملة لتحسين و تطوير الإجراءات و المعايير المتعلقة باختيار و متابعة تنفيذ المشاريع و تقييم نتائجها و آثارها.
- اختيار الخبراء المؤقتين للمشاركة في دراسة أو متابعة تنفيذ المشاريع وفقا للقواعد المنظمة لذلك البرنامج.
- التنسيق مع مركز المعلومات لتوفير ما قد تحتاجه من بيانات خاصة بنشاطها.
- إعداد تقارير دورية عن سير أعمال الإدارية و رفعها للمدير التنفيذي.
- تنسيق الأعمال المتعلقة بتنفيذ أو المشاركة في المؤتمرات و الندوات التي يشارك فيها البرنامج و اقتراح أسماء المشاركين.
- المشاركة في اجتماعات لجنة التنسيق الداخلي.
إدارة مركز المعلومات :
الهدف العام :
جمع و تحديث و تحليل و بث المعلومات لمقابلة الحاجات الحالية و المستقبلية من المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة في أعمال و مشاريع البرنامج.
المهام و الاختصاصات:
- تحديد نوعية المعلومات المطلوب توفيرها لمتخذي القرار في البرنامج.
- تحديد مصدر المعلومات التي يمكن الاستفادة منها للحصول على المعلومات المطلوبة.
- إيجاد علاقات تعاون و تنسيق مع مصادر المعلومات التي يحتاجها البرنامج.
- الحصول على المعلومات التي يحتاجها البرنامج عبر وسائل الاتصال المناسبة.
- فرز و تحليل و تحديد البيانات التي تخدم أغراض البرنامج.
- إنشاء و تحديث قواعد البيانات التي تخدم أغراض البرنامج.
- تزويد المستفيدين بالمعلومات المطلوبة بالوسائل و الطرق المختلفة.
- توفير الحماية الأمنية لقواعد البيانات.
- الإشراف على تحديث و صيانة أجهزة و معدات الحاسب و البرمجيات و التنسيق مع جهات التوريد و الصيانة فيما يتعلق بذلك.
- المشاركة في اجتماعات لجنة التنسيق الداخلي.
إدارة الشؤون المالية و الإدارية:
الهدف العام :
تطبيق أحكام النظام المالي للبرنامج على المعاملات المالية و مكاتبة المتفرعة لتنظيم عملية الاتفاق و التحصيل ، و كذلك الدورات المستندية لكل منها بموجب إجراءات تفصيلية من شأنها أحكام الرقابة على عمليات الإنفاق على المشاريع، و عمليات الإنفاق على أنشطة البرنامج الداخلية و كذلك أحكام الرقابة على إدارة استثمارات البرنامج و تنظيم قواعد أعداد الموازنة و تنفيذها و الرقابة على التنفيذ.
المهام و الاختصاصات :
- أعداد الموازنة التقديرية للبرنامج و عرضها على لجنة الإدارة للموافقة عليها.
- اعتماد صرف الموازنة.
- عمل مذكرة المناقلات بين الأبواب و البنود.
- عمل مذكرة لطلب استحداث بنود جديدة في الموازنة.
- عمل مذكرة لطلب تعزيز الأبواب التي نفذت اعتمادها عند الضرورة.
- العمل على ترتيب عمليات الصرف في حالة عدم اعتماد الموازنة في موعدها .
- تطبيق النظام فيما يخص القواعد العامة للصرف.
- تطبيق النظام فيما يخص موارد البرنامج.
- متابعة الأنظمة المالية بالحاسب الآلي لضمان إثبات كفة العمليات المتعلقة بنشاطات البرنامج وفقا للأسس و القواعد المحاسبية المتعارف عليها ، و كذلك استخراج التقارير المالية الدورية من النظام.
- إعداد الحسابات الختامية.
- تطبيق النظام فيما يخص الموظفين خاصة بما يتعلق بــ :
- التعيين.
- الترقية.
- تقييم الأداء.
- التدريب .
- الرواتب و العلاوات السنوية.
- البدلات و التعويضات و المكافئات.
- ساعات العمل و الإيجازات.
- النقل و التكليف و الاستعارة.
- المسائلة و التأديب.
- الرعاية الطبية و التأمين الطبي.
- انتهاء الخدمة.
- المشاركة في التجهيز باحتفال البرنامج بجائزته الدولية السنوية.
- إعداد التقارير الشهرية التي يوضح فيها :إنجاز الإدارة .
- الملاحظات و المعوقات التي تواجه الإدارة.
- مراجعة و إبداء الملاحظات على النظام المالي و شؤون الموظفين لغرض تعديل بعض المواد فيما يخدم العمل بالبرنامج.
- المشاركة في أعمال لجنة التنسيق الداخلي للبرنامج.
- المشاركة في اللجان التي تشكل من قبل المدير التنفيذي .
|
